Otomatisasi bisnis dapat meningkatkan efisiensi di seluruh organisasi dengan menghilangkan sejumlah besar tugas berulang di tempat kerja dan mengurangi jam yang terbuang untuk tugas yang berlebihan dan membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Manfaat utama tersebut dan lainnya telah menyebabkan semakin banyak organisasi untuk memasukkan lebih banyak otomatisasi bisnis ke dalam operasi mereka.
Apa itu Otomasi Bisnis?
Otomatisasi bisnis menggunakan teknologi untuk menghilangkan tenaga kerja manual dari proses bisnis sehari-hari. Dari perekrutan hingga manajemen email hingga akuntansi, hampir setiap sudut operasi bisnis dapat mengambil manfaat dari beberapa tingkat otomatisasi bisnis.
Dengan otomatisasi bisnis, perusahaan dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan alur kerja. Sederhananya, tujuan akhirnya adalah lebih sedikit untuk menggantikan tenaga manusia dan lebih untuk meningkatkan dengan teknologi dengan cara yang membantu meningkatkan keseluruhan, proses ujung ke ujung.
Lebih dari sekadar mengganti kertas dan PDF dengan data digital dinamis, faktor otomatisasi bisnis dalam langkah-langkah kunci dalam alur kerja perusahaan dan kemudian berupaya membuat proses ini lebih murah, lebih cepat, dan lebih sedikit kesalahan. Dengan mengintegrasikan proses ini ke platform teknologi, perusahaan juga mendapat manfaat dari kemampuan pelaporan yang lebih baik dan kemampuan untuk menganalisis data dari waktu ke waktu. Informasi itu kemudian menginformasikan keputusan penting dan membantu bisnis tumbuh.
9 Ide Otomasi Bisnis Teratas
Meskipun otomatisasi berpotensi menghasilkan peningkatan di banyak aspek bisnis Anda, ada beberapa area di mana hal itu bisa sangat berdampak. Berikut adalah 13 area bisnis Anda yang siap untuk otomatisasi, dan beberapa saran tentang cara menerapkan ide-ide ini:
1. Proses perekrutan
Mempekerjakan karyawan baru adalah proses multi-tahap yang dimulai dengan posting pekerjaan atau perekrutan kandidat tertentu, dan berakhir ketika karyawan tersebut sepenuhnya bergabung. Banyak langkah di sepanjang jalan yang dapat diotomatisasi, membuat keseluruhan proses perekrutan menjadi lebih sederhana dan tidak memakan banyak waktu.
Human resources management system (HRMS) adalah alat yang berharga dalam mengotomatisasi proses perekrutan. Sebagai bagian dari serangkaian fungsi yang lebih luas, sistem ini mengotomatiskan proses manajemen kandidat. Mereka dapat mengurangi pekerjaan yang datang dengan membuat penawaran kepada kandidat dan menyiapkan mereka dengan semua peralatan dan akses ke sistem yang mereka butuhkan untuk peran tersebut.
HRMS dapat meningkatkan pengalaman kandidat secara keseluruhan. Itu, pada gilirannya, meningkatkan reputasi perusahaan Anda dan membantu Anda menarik kandidat yang lebih baik.
2. Analisis Karyawan
Departemen SDM yang bertugas mengevaluasi pekerjaan karyawan dapat menggunakan data untuk melacak semua tugas setiap karyawan dan menghasilkan laporan siap pakai untuk manajer dan pemimpin. Jika, misalnya, pergantian karyawan di gudang menjadi sangat tinggi selama 90 hari terakhir, perusahaan dapat menggunakan alat SDM untuk menunjukkan masalah spesifik dan membuat keputusan perekrutan yang lebih baik di masa mendatang.
3. Pembuatan dan Distribusi Laporan
Jika spreadsheet dan laporan adalah dasar dari operasi harian Anda, maka otomatisasi pembuatan dan distribusi laporan akan menghemat waktu, uang, dan kerumitan perusahaan Anda. Bisnis dapat menggunakan perangkat lunak untuk mendistribusikan informasi ini secara otomatis setiap hari atau setiap minggu, dan penerima dapat menggunakannya untuk meninjau data historis, memperkirakan kinerja masa depan, dan membuat keputusan yang optimal.
Perangkat lunak ini memungkinkan laporan otomatis dibuat pada waktu tertentu (yaitu, pada akhir setiap minggu atau kuartal). Sistem juga dapat memicu pembuatan laporan berdasarkan peristiwa seperti backlog manufaktur atau kekurangan produk di pusat distribusi.
Dilengkapi dengan laporan yang mereka butuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan mereka—dan dengan cara yang hanya membutuhkan sedikit atau tanpa kerja sama sekali—para karyawan diberdayakan untuk membuat keputusan yang menguntungkan departemen mereka dan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan manajer dan supervisor menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas inti.
4. Otomatisasi Email
Sebagian besar karyawan menghabiskan berjam-jam dalam sehari untuk menerima, menyaring, dan membalas email, banyak di antaranya tidak relevan dengan tanggung jawab inti mereka.
Bagi banyak perusahaan, jawaban atas pertanyaan, “Berapa banyak lagi yang dapat dicapai karyawan Anda jika mereka dua kali lebih produktif?” dapat ditemukan dengan otomatisasi email. Daripada menangani setiap pesan secara manual saat masuk ke kotak masuk mereka, karyawan menggunakan otomatisasi untuk mengatur tumpukan email harian mereka, mengirim tanggapan otomatis ke beberapa pesan dan mengarahkan yang lainnya ke folder tertentu untuk perhatian lebih lanjut. Dengan mengotomatiskan kotak masuk karyawan, perusahaan membantu tenaga kerja mereka melihat dan menanggapi pesan yang relevan dengan cepat dan efisien.
5. Tugas Akuntansi
Akuntansi adalah proses yang memakan waktu yang mencakup banyak langkah manual. Dengan mengotomatiskan beberapa atau semua langkah yang terlibat, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan membebaskan waktu berharga karyawan untuk fokus pada tugas lain.
Ambil hutang dagang (AP), misalnya. PayStream Advisors menunjukkan bahwa untuk 55% perusahaan yang masih menangani proses hutang dagang (AP) mereka secara manual, menggunakan sistem otomatis untuk pemrosesan dan pembayaran faktur menghemat waktu dan uang. Ini juga mengurangi kesalahan data dan membantu mencegah penipuan melalui sistem kontrol “tanpa sentuhan” yang terjadi di belakang layar.
Gabungan, fungsi-fungsi ini diterjemahkan menjadi manfaat penting bagi perusahaan yang mengadopsi perangkat lunak otomatisasi hutang. Perangkat lunak ini membantu perusahaan mengurangi jumlah tenaga kerja manual yang diperlukan untuk memproses faktur, mengelola persetujuan, dan memproses pembayaran. Dengan menggunakan solusi perangkat lunak untuk tugas ini dan tugas lainnya, perusahaan dapat secara efektif menyederhanakan proses ini dan alur kerja terkaitnya.
6. Rapat
Mengelola kalender, mengatur rapat, dan mengatur detail acara ini adalah semua kegiatan yang secara tradisional ditangani secara manual. Tetapi sejumlah platform otomatisasi yang berbeda dapat membantu menghilangkan rasa sakit dari pertemuan internal dan pelanggan.
Dengan mengotomatiskan rapat, perusahaan tidak hanya dapat mengelola acara itu sendiri, tetapi juga logistik sebelum dan sesudah rapat.
Sebuah alternatif untuk alat kalender tradisional, meeting automation platforms (MAPs) dapat digunakan untuk mendukung pertemuan itu sendiri, meningkatkan komunikasi sebelum, selama, dan setelah pertemuan, dan meningkatkan atau menurunkan sesuai dengan kebutuhan individu perusahaan.
7. Komunikasi
Menjaga agar anggota tim, pelanggan, dan mitra bisnis mengetahui informasi penting terbaru sangatlah penting, tetapi mengirim email, mengirim SMS, atau menelepon semua orang untuk berbagi informasi memakan waktu dan tidak efisien.
Otomatisasi dapat membantu. Dengan menyiapkan pengingat rapat berulang, misalnya, tim penjualan dapat menerima peringatan untuk acara mendatang tanpa ada yang harus mengirim pengingat tersebut. Undangan muncul di kalender mereka, mereka menerima atau menolaknya, dan pemimpin rapat memiliki daftar peserta untuk acara mendatang.
Teknik otomatisasi serupa dapat digunakan saat bekerja dengan pelanggan atau calon pelanggan, yang harus menerima check-in dan tindak lanjut rutin selama sebulan atau seperempat. Menggunakan kampanye email tetes otomatis, misalnya, perusahaan dapat tetap berhubungan dekat dengan basis klien mereka tanpa perlu menulis dan mengirim pesan individual.
8. Integrasi ERP
Integrasi dengan sistem ERP memungkinkan sistem otomatis untuk mendapatkan informasi dari—atau memasukkan informasi ke dalam—ERP. Ketika semua sistem ini bekerja dari kumpulan data yang sama, perusahaan mendapatkan satu sumber terpadu dari semua data bisnis, yang dapat memandu keputusan bisnis utama.
Data bersama yang berasal dari integrasi ERP membantu perusahaan menghilangkan inkonsistensi data, menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk memindahkan informasi antar sistem dan mendapatkan akses ke informasi real-time yang akurat. Perusahaan kemudian memiliki pandangan holistik tentang operasi mereka dan dapat memanfaatkan sepenuhnya kemampuan sistem otomatis mereka.
9. Pemasaran
Pemasaran adalah tugas bisnis penting lainnya yang dapat disederhanakan dan dioptimalkan dengan otomatisasi. Perangkat lunak otomatisasi pemasaran, misalnya, dapat mengatur prospek dan mengotomatiskan ledakan email. Ini juga membantu perusahaan menyelaraskan kampanye dan program dengan upaya tim penjualan mereka.
Dengan perangkat lunak otomatisasi pemasaran, perusahaan dapat melacak, memantau, dan memelihara prospek berkualifikasi tinggi yang siap untuk dijangkau dan diajak bekerja sama oleh perwakilan penjualan. Ini mengurangi kerumitan proses konversi prospek dan memungkinkan proses penutupan penjualan yang lebih cepat.
Ketika perusahaan menggunakan perangkat lunak pemasaran, mereka juga mendapatkan akses ke alat pelacakan dan pengukuran yang mengungkapkan kinerja mereka dari waktu ke waktu (yaitu, dalam mengubah prospek menjadi penjualan) dan memungkinkan mereka melakukan penyesuaian yang pada akhirnya menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi.
Kata Akhir
Dengan otomatisasi bisnis jenis ini, perusahaan dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan alur kerja dengan mengurangi tenaga manusia yang dibutuhkan dengan teknologi yang meningkatkan proses. Faktor otomatisasi bisnis dalam langkah-langkah kunci dalam alur kerja perusahaan dan membuat proses ini lebih murah, lebih cepat, dan lebih sedikit rawan kesalahan. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami menyediakan layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan hubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.