Untuk mewujudkan masyarakat yang sehat diperlukan penyediaan obat berkualitas. Kualitas obat ini harus benar-benar dijamin dari mulai proses produksi hingga sampai ditangan masyarakat atau konsumen, karena salah satu titik kritis adalah kegiatan penyaluran obat. Industri farmasi menyalurkan produknya menggunakan jasa distributor atau disebut juga Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Pedagang Besar Farmasi (PBF) memiliki peran penting dalam upaya menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dan bahan obat untuk pelayanan kesehatan dan melindungi masyarakat dari bahaya penggunaan obat atau bahan obat yang tidak tepat dan/atau tidak memenuhi persyaratan mutu, keamanan dan kemanfaatan.
Dan dalam hal ini PBF harus menerapkan pola demi mendukung tercapainya target perusahaan. Pola ini meliputi pengadaan dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan, penerimaan pesanan, pengiriman pesanan, dan penagihan pembayaran. Di artikel ini, akan kami sampaikan bagaimana detil prosesnya.
1. Pengadaan dan Pemesanan Barang
Pengadaan dan pemesanan barang dilakukan berdasar history penjualan, pareto, permintaan pasar, dan program pihak marketing. Dalam sistem pengadaan, dilakukan penentuan level persediaan produk berdasarkan penentuan nilai Level Stock, Buffer Stock, Lead Time, dan ReOrder Point (ROP). Pengadaan dilakukan oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) PBF dengan membuat defekta, berkoordinasi dengan supervisior penjualan dan bagian marketing dalam membuat daftar kebutuhan barang. Pada proses pengadaan dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu pengadaan produk reguler, produk e-catalogue, dan produk berupa Narkotika/Psikotropika/Prekursor (NPP). Pengadaan yang dilakukan harus mengikuti kaidah CDOB, yaitu setiap pengadaan dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasok diidentifikasi serta didokumentasikan.
2. Penerimaan Barang
Untuk memastikan bahwa obat yang diterima tetap dalam kondisi yang baik sesuai dengan yang dipesan, maka perlu dilakukan pemeriksaan pada saat obat diterima oleh bagian Transito dengan menggunakan checklist pada faktur pembelian yang diterima dan Rincian Surat Kirim Barang. Hal tersebut sesuai dengan petunjuk pelaksanaan CDOB yaitu dalam penerimaan harus terdapat checklist yang berisi nama pemasok, nama barang, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah fisik, dan keutuhan fisik produk.
3. Penyimpanan
Untuk penyimpanan obat biasa menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO); obat-obat yang tanggal kadaluwarsanya lebih singkat maka akan dijual atau didistribusikan terlebih dahulu. Untuk produk kemasan dus kemasan utuh obat disimpan diatas rak dengan sistem penempatan berdasarkan golongan obat, jenis produk, fast-moving/slow-moving, dan berdasarkan analisis efisiensi kerja. Penempatan sediaan cair yang disertai kemasan yang mudah pecah disimpan pada bagian bawah rak untuk mengurangi risiko terjatuh pada saat pengambilan barang.
4. Penerimaan Pesanan
Proses pelayanan penjualan sediaan farmasi di PBF dilakukan dengan mengirimkan secara tertulis melalui Surat Pesanan (SP) yang ditandatangani oleh Apoteker penanggung jawab. Penerimaan SP dilayani dengan beberapa cara yaitu pemesanan melalui salesman di sarana kefarmasian pelanggan ataupun pesanan langsung melalui telepon/faximile. Apabila pemesanan dilakukan melalui telepon maka Surat Pesanan asli harus diserahkan pada saat obat diterima. Untuk pembelian barang dapat dilakukan dengan pembayaran tunai dan kredit.
Untuk pemesanan narkotika, psikotropika dan prekursor (NPP) wajib menggunakan SP khusus sesuai peruntukkannya, diterima dan ditanda tangani langsung oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA) dan di bubuhi stempel asli serta harus sesuai keabsahannya dengan specimen disertai dengan jumlah pemesanan yang wajar.
5. Pengiriman Pesanan
Pengiriman obat dan/atau bahan obat di PBF biasanya menggunakan jasa pihak ketiga yang telah terikat kontrak dan mampu menerapkan prinsip CDOB dalam pengiriman obat dan/atau bahan obat. Pada saat akan dilakukan pengiriman, dilakukan cross check terlebih dahulu pada produk yang telah disiapkan bagian logistik. Hal yang dicek meliputi nama outlet pemesan, nama barang, kekuatan sediaan, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah fisik, dan jumlah pesanan.
6. Penagihan Pembayaran
PBF biasanya melakukan penjualan secara kredit yang dilakukan oleh salesman melalui instruksi manajemen penjualan. Outlet membuat pesanan yang diserahkan ke salesman kemudian dibuatkan faktur penjualan oleh fakturis lalu barang dan faktur penjualan dikirimkan menuju outlet. APJ outlet menandatangani dan memberi stempel pada faktur penjualan, kemudian faktur penjualan asli diarsipkan oleh bagian piutang PBF untuk proses penagihan pada saat jatuh tempo. Saat faktur penjualan telah jatuh tempo, bagian piutang PBF menyerahkan faktur penjualan tersebut kepada kolektor atau salesman untuk dilakukan penagihan kepada outlet terkait. Bila outlet masih belum membayar utangnya, maka outlet tersebut tidak dapat memesan barang karena sistem di PBF akan otomatis menolak pemesanan outlet tersebut.
Demikian semoga artikel ini bermanfaat. Jika Anda membutuhkan informasi lebih perihal pbf, atau Anda membutuhkan solusi perihal problem perihal PBF. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami langsung melalui nomor wa 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.
Sumber: farmasetika.com/